Het schrijven van een formele e-mail verschilt niet veel van het schrijven van een formele brief. Maar als u gewend bent e-mail alleen te gebruiken voor informele communicatie met vrienden, kan het even duren voordat u eraan gewend bent om formele e-mails te schrijven. In dit artikel helpen we je een formele e-mail te schrijven en begeleiden we je met een voorbeeldmail. U kunt een formele e-mail schrijven door deze stappen te volgen.

Een formele e-mail schrijven

Gebruik een neutraal e-mailadres

Uw e-mailadres moet altijd uw echte naam weerspiegelen, niet uw koosnaam of bijnaam. Een e-mailadres dat uw echte naam weerspiegelt, ziet er professioneel uit. Als je e-mail grappig of ongepast is, zal niemand je serieus nemen.

[e-mail beveiligd]

[e-mail beveiligd] X

Vermeld het onderwerp op de juiste manier

Zorg ervoor dat de onderwerpregel de inhoud van uw e-mail weerspiegelt. Als u over een vergadering schrijft, moet het onderwerp het woord vergadering bevatten. Als u een sollicitatie naar een baan schrijft, moet in de onderwerpregel de functie worden vermeld waarop u solliciteert.

Begin met een aanhef

De mail moet beginnen met een aanhef zoals Geachte heer Price. Het is altijd goed om de ontvanger bij naam aan te spreken. (Geachte Dr. Smith, Geachte mevrouw Dustan, enz.) Als u zijn of haar naam niet weet, kunt u Geachte heer/mevrouw of Aan wie het aangaat gebruiken.

Eerst voorstellen

In de eerste paragraaf zelf, stel jezelf en het doel van het schrijven van de e-mail voor. U kunt de e-mail beginnen met dit soort zinnen.

Ik schrijf om te informeren naar…..

Ik schrijf in verwijzing naar….

Nadat u het doel duidelijk hebt aangegeven, kunt u direct doorgaan met het hoofd van het bericht.

Lichaam

De hoofdtekst van de e-mail moet uw bericht bevatten. Net als in een formele brief, moet het lichaam duidelijk en beknopt worden geschreven. Probeer zo kort mogelijk te zijn. In de meeste gevallen zijn twee of drie alinea's meer dan voldoende om de boodschap duidelijk weer te geven. De taal moet professioneel en formeel zijn.

Slotopmerkingen

Na het doorgeven van het bericht is het beleefd om de lezer te bedanken voor zijn tijd en aandacht. U kunt zinnen en clausules gebruiken zoals

Bedankt voor je tijd…

Heel erg bedankt voor het nemen van de tijd…

Als je vragen of opmerkingen hebt, aarzel dan niet om het me te laten weten

Sluit de e-mail vervolgens af met een passende afsluiting. Met vriendelijke groet, Beste wensen, groeten, respectvol, etc. zijn enkele van de eindes die u kunt gebruiken.

Hechting

Als u documenten in de e-mail hebt bijgevoegd, kunt u zeggen: "Raadpleeg het bijgevoegde document. Je kunt deze zin op elke geschikte plaats gebruiken.

Proeflezen

Zoals bij elk geschreven werk, moet u de e-mail zorgvuldig nalezen. Zorg ervoor dat je de juiste titels, datums, namen, enz. hebt gebruikt. Controleer op grammaticale of spelfouten.

Klik op Verzenden

Nadat u de e-mail zorgvuldig heeft gelezen, kunt u op de verzendknop klikken.

Voorbeeld formele e-mail

U kunt deze e-mail hier downloaden - Voorbeeld formele e-mail